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Chapitre 3 : Mise en forme des caractères et polices
1. Choisir la typographie adaptée : Avec ou sans empattements
En secrétariat professionnel, la police de caractères (la font) transmet la personnalité et le sérieux de l'émetteur avant même que le destinataire n'ait lu le premier mot. On distingue deux grandes familles typographiques :
Sans Serif (Bâtons)
Calibri, Arial, Aptos, Segoe UI
Caractères modernes, épurés, sans petits traits horizontaux aux extrémités.
Idéal pour : La lecture sur écran, les e-mails, les CV modernes, les présentations et les rapports d'activité contemporains.
Serif (Empattements)
Times New Roman, Garamond, Cambria
Caractères classiques comportant de petites finitions aux extrémités qui guident l'œil d'une lettre à l'autre.
Idéal pour : Les courriers juridiques solennels, les actes officiels, les contrats notariés et les mémoires imprimés.
Règle d'or de l'élégance professionnelle : Ne mélangez JAMAIS plus de deux polices différentes dans un même document (ex: une police sans empattement pour les titres comme Arial, et une police classique pour le corps du texte comme Calibri). Multiplier les typographies donne un aspect brouillon et désordonné.
2. Les attributs de texte et leurs raccourcis indispensables
Mettre un mot en valeur permet au lecteur de parcourir votre document en diagonale et d'en saisir les points vitaux en quelques secondes. Dans l'onglet Accueil, le groupe Police propose les réglages fondamentaux :
Gras (Bold)
Ctrl + GAugmente l'épaisseur des traits. À réserver strictement aux titres et aux mots-clés décisifs d'une phrase.
Italique (Italic)
Ctrl + IIncline les lettres. Utilisé selon les règles de l'art pour les citations, les mots en langue étrangère (ex: a priori) et les titres de livres ou lois.
Souligné (Underline)
Ctrl + UTrace une ligne sous les mots. À utiliser avec parcimonie car il alourdit la lecture et prête à confusion avec les liens internet bleus.
Le raccourci secret pour corriger la Casse (Maj + F3) :
Vous avez saisi un paragraphe entier avec la touche Verr.Maj activée par mégarde ? Ne réécrivez rien ! Sélectionnez votre texte et pressez la combinaison Maj + F3 (Shift + F3) : Word alterne cycliquement entre minuscules, MAJUSCULES et Première Lettre En Capitale à chaque pression !
Vous avez saisi un paragraphe entier avec la touche Verr.Maj activée par mégarde ? Ne réécrivez rien ! Sélectionnez votre texte et pressez la combinaison Maj + F3 (Shift + F3) : Word alterne cycliquement entre minuscules, MAJUSCULES et Première Lettre En Capitale à chaque pression !
3. Couleur de texte vs Surlignage et caractères spéciaux
En secrétariat, il ne faut jamais confondre deux outils aux vocations très différentes :
La Couleur de Police (Bouton A souligné)
Modifie la teinte des caractères eux-mêmes. En entreprise, limitez-vous à des couleurs d'accentuation sobres (bleu marine, gris anthracite, bordeaux). Le texte courant reste toujours en noir 100% ou en gris très foncé (#1e293b) pour une netteté d'impression optimale.
La Couleur de Surlignage (Feutre fluo)
Agit comme un surligneur jaune fluo sur une feuille papier. C'est un outil de travail temporaire pour attirer l'attention d'un supérieur lors d'une relecture (ex: surligner un chiffre à vérifier). Pensez toujours à retirer le surlignage (Aucune couleur) avant l'envoi définitif au client !
Les exposants professionnels (Abréviations et mesures)
Un document de secrétariat irréprochable utilise toujours les caractères en exposant pour les formules et abréviations :
• 1er (et non 1er)
• 2e (et non 2eme)
• 150 m2 (raccourci : Ctrl + Maj + +)
4. Le Pinceau « Reproduire la mise en forme » : L'arme absolue de productivité
Vous venez de mettre en forme un sous-titre parfait (police Arial 14pt, gras, couleur bleu roi) et vous avez 15 autres sous-titres identiques à harmoniser dans votre rapport ? Ne refaites pas les réglages 15 fois à la main !
Le secret du Double-Clic sur le Pinceau :
1. Sélectionnez le mot qui possède la belle mise en forme.
2. Faites un double-clic sur l'icône du Pinceau dans l'onglet Accueil (le pointeur de souris se transforme en pinceau magique).
3. Balayez tous les autres titres un à un dans votre document : ils adoptent instantanément le même style !
4. Appuyez sur la touche Échap dès que vous avez terminé pour ranger le pinceau.
Résumé : Points clés à retenir
- Limitez-vous à deux polices de caractères maximum par document pour préserver l'harmonie visuelle.
- Le Gras (Ctrl + G) valorise les mots décisifs, l'Italique (Ctrl + I) encadre les citations et emprunts étrangers.
- Le raccourci magique Maj + F3 permet de basculer instantanément un texte entre minuscules et majuscules sans le retaper.
- Le surlignage est une marque d'annotation temporaire qui doit être retirée avant la transmission au client final.
- Le double-clic sur le Pinceau permet de dupliquer une mise en forme complexe sur des dizaines de paragraphes en quelques secondes.
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Ateliers pratiques & Corrigés
#1 — Comprendre les bases : Polices Serif vs Sans Serif
Atelier #1Quelle est la différence visuelle entre une police Serif (avec empattements comme Times New Roman) et une police Sans Serif (comme Arial ou Calibri) ? Dans quelle situation professionnelle recommandez-vous l'une plutôt que l'autre ?
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Différence visuelle et recommandations d'usage :
1. Définition visuelle :
• Police Serif (avec empattements) : Les lettres comportent de petites extensions ou traits horizontaux à leurs extrémités (comme des petits pieds qui asseoient la lettre).
• Police Sans Serif (linéales ou bâtons) : Les lettres ont un tracé épuré et géométrique d'épaisseur constante, sans fioritures aux terminaisons.
2. Recommandations en secrétariat :
• Privilégiez les polices Sans Serif (Calibri, Arial, Segoe UI) pour les documents destinés à la lecture sur écran d'ordinateur ou de smartphone, les e-mails, les CV modernes et les fiches synthétiques.
• Privilégiez les polices Serif (Times New Roman, Garamond) pour les longs documents imprimés sur papier, les mémoires universitaires, les conventions juridiques et les actes notariés solennels.
#2 — Application guidée : Le réflexe de la Casse (Maj + F3)
Atelier #2Vous venez de taper les noms de 5 clients : 'pierre dupont', 'jean martin', 'claire leroy', etc. Vous vous apercevez que vous deviez taper 'Pierre Dupont' avec les initiales en majuscules. Décrivez la manipulation ultra-rapide pour corriger ces noms sans devoir effacer et retaper chaque première lettre.
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Utilisation du raccourci de Casse [Maj + F3] :
1. Sélectionnez avec la souris l'ensemble des noms en minuscules.
2. Appuyez sur la combinaison de touches [Maj + F3] (Shift + F3) :
• Premier appui : Les noms passent immédiatement avec une majuscule au début de chaque mot ('Pierre Dupont', 'Jean Martin', 'Claire Leroy').
• Si vous appuyez une deuxième fois : Tout passe en capitales complètes ('PIERRE DUPONT').
• Si vous appuyez une troisième fois : Tout repasse en minuscules.
Cette astuce fait gagner un temps considérable et évite toute erreur de saisie manuelle !
#3 — Atelier Pratique : Duplication de style avec le Pinceau
Atelier #3Vous avez créé un style de titre personnalisé (Police Calibri 14 pt, couleur Bleu Marine, Gras, interligne spécifique). Vous devez appliquer ce style exact à 8 autres sous-titres répartis sur un document de 10 pages. Comment utilisez-vous le Pinceau de Word pour ne pas avoir à réactiver l'outil à chaque fois ?
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Astuce du verrouillage du Pinceau par double-clic :
1. Sélectionnez une partie du titre qui possède déjà la mise en forme parfaite.
2. Dans le ruban Accueil (tout à gauche, groupe Presse-papiers), faites un DOUBLE-CLIC rapide sur l'icône du Pinceau ('Reproduire la mise en forme').
3. Le pointeur de votre souris prend la forme d'un pinceau et reste VERROUILLÉ en mode copie.
4. Parcourez votre document et cliquez/glissez sur le 1er titre, puis le 2e, le 3e... jusqu'au 8e titre. Chaque titre adopte instantanément le style exact au pixel près !
5. Une fois le travail fini, appuyez simplement sur la touche [Échap] (Esc) pour désactiver le pinceau.
#4 — Mini défi : Règles d'abréviations professionnelles (Exposants)
Atelier #4Corrigez les abréviations fautives suivantes pour respecter les normes de dactylographie française : A) Le 1er ministre B) Un local de 75 m2 C) Le 2eme étage Quel raccourci clavier permet d'activer le mode Exposant dans Word ?
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Correction des abréviations et maîtrise de l'exposant :
1. Corrections officielles :
• A) Écrire : Le 1<sup>er</sup> ministre (le 'er' doit obligatoirement être en exposant et collé au chiffre 1).
• B) Écrire : Un local de 75 m<sup>2</sup> (le chiffre 2 doit être mis en exposant de la lettre 'm').
• C) Écrire : Le 2<sup>e</sup> étage (en français, l'abréviation de deuxième est simplement 'e' ou 'd', et JAMAIS 'eme' qui est une faute d'orthographe courante).
2. Raccourci clavier de l'exposant :
Sélectionnez le caractère à surélever et appuyez sur la combinaison :
[Ctrl + Maj + +] (Touche Contrôle, Majuscule et signe Plus).
Pour revenir au texte normal, répétez le même raccourci !